Guide d’utilisation InvoFlex

Ce guide explique InvoFlex comme un utilisateur doit la comprendre au quotidien : à quoi sert l’application, comment préparer son espace, comment créer et suivre ses documents, où trouver chaque option, et quel workflow utiliser pour ne pas perdre de temps.

Documents commerciaux Clients, CRM et équipes Produits, stock et commandes KPI, rapports et exports
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1. C’est quoi InvoFlex ?

InvoFlex est une application de gestion commerciale et administrative pour piloter le cycle complet d’une activité : clients, produits, documents de vente, achats, dépenses, stock, commandes, équipes, rapports et indicateurs.

L’idée centrale est simple : au lieu de gérer vos factures dans un fichier, vos clients ailleurs, vos produits dans un autre endroit et vos rapports manuellement, InvoFlex relie tout dans un seul workflow. Quand vous créez un client, il devient réutilisable dans les documents. Quand vous créez un produit, il peut alimenter les lignes de facture et le stock. Quand vous encaissez un paiement, le solde et les KPI se mettent à jour.

Ce que l’application produit

Factures, devis, proformas, avoirs, bons de livraison, PDF, exports CSV, XML et package comptable.

Ce que l’application centralise

Émetteurs, clients, fournisseurs, produits, stock, achats, dépenses, commandes, projets et équipes.

Ce que l’application suit

Chiffre d’affaires, encaissements, retards, créances, achats, notifications, tableau de pilotage avec prévisions et mouvements de stock.

Ce que l’application contrôle

Rôles, permissions d’équipe, comptes à approuver, accès par émetteur/client et verrouillage des documents émis.

InvoFlex aide à structurer vos documents et vos données. Les obligations fiscales doivent toujours être validées avec votre comptable ou conseiller, surtout avant transmission officielle.

3. Workflow complet recommandé

Voici le flux logique à suivre pour utiliser InvoFlex proprement. Vous pouvez sauter certaines étapes, mais ce workflow évite les erreurs et rend les rapports plus fiables.

Configurer l’espace

Remplissez les paramètres, ajoutez vos émetteurs, vérifiez le logo, les informations fiscales et les préférences de document.

Créer les bases

Ajoutez vos clients, fournisseurs et produits. Cette base évite de ressaisir les mêmes informations à chaque facture.

Créer un document commercial

Choisissez un émetteur, un client, un type de document, puis ajoutez les lignes de produits ou services.

Vérifier les calculs

Contrôlez le HT, la TVA, le TTC, les remises, les frais, les retenues, la date d’échéance et les mentions.

Émettre, partager et suivre

Générez le PDF, envoyez par email ou lien public, puis suivez le statut, les paiements et les relances.

Analyser

Consultez les KPI, les retards, les ventes, les achats, les exports CSV et le package comptable.

Le bon réflexe : ne commencez pas par créer une facture vide. Commencez par préparer vos émetteurs, clients et produits. Ensuite, la création de documents devient beaucoup plus rapide.

4. Les rôles utilisateurs

Les options visibles dépendent du rôle du compte connecté. C’est normal : un administrateur, un propriétaire et un membre d’équipe n’ont pas le même périmètre.

Rôle Ce qu’il peut faire À retenir
Administrateur principal Accès global aux modules métier, aux KPI, aux documents, aux clients, produits, achats, rapports et administration. C’est le profil le plus complet. Il peut voir l’activité globale.
Administrateur Gère les utilisateurs, les validations, les modèles, les champs documents et les champs produits. Il administre la plateforme, mais n’a pas forcément les modules métier complets.
Utilisateur Utilise les modules métier : documents, clients, produits, achats, stock, projets, rapports, paramètres et équipe. C’est l’utilisateur opérationnel principal.
Membre Travaille dans une équipe avec des permissions limitées par émetteurs, clients et actions autorisées. Il ne voit que ce que le propriétaire d’équipe lui autorise.

5. Première configuration

La configuration est la base. Si elle est propre, les documents seront propres. Si elle est incomplète, vous devrez corriger les factures une par une.

1. Paramètres

  • Ouvrez Paramètres depuis la sidebar ou la carte Paramètres.
  • Vérifiez les champs fiscaux à afficher pour les émetteurs, clients, produits et documents.
  • Configurez les informations générales utiles : logo, modèle de document, préférences d’affichage.
  • Gardez uniquement les champs utiles à votre activité pour éviter des formulaires trop lourds.

2. Émetteurs

Un émetteur est l’entreprise ou l’entité qui émet les documents. Si vous avez plusieurs sociétés, créez plusieurs émetteurs.

Raison sociale ou nom commercial exact.
Adresse complète et coordonnées.
ICE, IF, RC, TP, CNSS si applicable.
Logo de l’émetteur si vous voulez l’afficher sur les PDF.
Informations bancaires si elles doivent apparaître sur les documents.
Vérification visuelle d’un PDF après création.

3. Clients

Ajoutez les clients avant de facturer. Vous pourrez ensuite les sélectionner rapidement dans les documents. Pour une entreprise, renseignez les identifiants fiscaux disponibles. Pour un particulier, gardez au minimum le nom, l’adresse et le contact.

4. Produits et services

Un produit peut être un article physique ou un service. Même si vous vendez des prestations, créez-les comme produits/services pour réutiliser les mêmes désignations, unités, prix et taux de TVA.

6. Documents de vente

Le module Documents regroupe vos factures, devis, proformas, avoirs, bons de livraison et documents liés. C’est le cœur commercial d’InvoFlex.

Créer un document

Ouvrir la création

Sidebar Documents ou Dashboard > carte Documents > Créer un document.

Choisir le type

Sélectionnez facture, devis, proforma, avoir ou autre type disponible selon votre besoin.

Sélectionner l’émetteur

Choisissez la société qui émet le document. Ses informations seront reprises sur le PDF.

Sélectionner le client

Choisissez un client existant ou créez-le si nécessaire avant de continuer.

Ajouter les lignes

Choisissez un produit/service ou saisissez une ligne manuelle : désignation, quantité, unité, prix HT, TVA.

Vérifier avant validation

Contrôlez les montants, l’échéance, les notes, la numérotation, le client et l’émetteur.

Options disponibles dans un document

Aperçu / PDF

Permet de contrôler le rendu final avant partage ou impression.

Dupliquer

Crée une copie en brouillon pour gagner du temps sans modifier l’original.

Convertir

Transforme par exemple un devis en facture ou un document source en document cible.

Envoyer

Envoie le document par email avec PDF joint si la configuration le permet.

Lien public

Génère un lien sécurisé pour consultation, téléchargement ou décision client selon le document.

Paiements

Ajoute un paiement partiel ou complet et met à jour le solde restant.

Relances

Permet de suivre ou envoyer des relances pour les documents non réglés.

Archiver

Retire un document de la vue active sans supprimer l’historique.

Une facture émise ou validée ne doit pas être corrigée comme un simple brouillon. Utilisez les actions prévues : avoir, duplication, correction via document lié ou statut adapté selon votre workflow interne.

7. Clients & CRM

Le module Clients stocke les informations administratives. Le CRM ajoute le suivi commercial : contacts, activités, notes et prochaines actions.

Client

  • Utilisez Clients pour créer, modifier, consulter et importer vos clients.
  • Renseignez le type : particulier ou entreprise.
  • Ajoutez les informations fiscales quand le client est une entreprise.
  • Gardez l’adresse et l’email à jour, car ils seront repris dans les documents et emails.

CRM

  • Le module CRM avec contacts et activités sert à garder l’historique commercial réel de chaque client.
  • Utilisez CRM pour suivre la relation commerciale, pas seulement la fiche administrative.
  • Ajoutez des contacts si plusieurs personnes travaillent chez le même client.
  • Ajoutez des activités : appel, réunion, email, relance, note interne.
  • Marquez les activités terminées pour garder une trace propre.

Pour un nouveau client important : créez la fiche client, ajoutez au moins un contact CRM, notez la prochaine action, puis créez le devis ou la facture. Vous aurez tout l’historique au même endroit.

8. Produits, stock et inventaires

Le module Produits contient le catalogue. Le module Stock suit les quantités et mouvements. Les Inventaires servent à comparer le stock théorique avec le stock réellement compté.

Produits

Désignation claire et stable.
Code interne ou SKU si disponible.
Prix HT et TVA par défaut.
Unité : pièce, heure, kg, mètre, forfait, etc.
Catégorie pour filtrer et inventorier plus facilement.
Date de péremption si le produit est concerné.

Stock

  • Le stock physique représente la quantité réellement disponible en réserve.
  • Le stock réservé correspond aux quantités bloquées par des commandes en cours.
  • Le stock disponible est ce que vous pouvez encore vendre ou livrer.
  • Les mouvements permettent d’ajuster les entrées, sorties, corrections et autres variations.
  • Les seuils d’alerte aident à repérer les produits à réapprovisionner.

Inventaires

Créer un inventaire

Ouvrez Inventaires, choisissez la date, éventuellement une catégorie, puis créez l’inventaire.

Compter physiquement

Renseignez les quantités comptées pour chaque produit.

Analyser les écarts

Comparez quantité attendue et quantité comptée.

Valider

La validation applique les corrections prévues et garde une trace.

9. Commandes, livraisons et projets

Ces modules servent à gérer ce qui se passe avant ou autour de la facture : commandes, livraisons, tâches, temps et suivi opérationnel.

Commandes

  • Créez une commande quand un client ou fournisseur confirme une demande avant facturation complète.
  • Ajoutez les lignes avec quantités, prix, TVA et produits concernés.
  • Utilisez les livraisons partielles si tout n’est pas livré en une seule fois.
  • Transformez le livré en document quand vous devez facturer ce qui a réellement été livré.
  • Sur les ventes, le stock peut être réservé puis libéré/consommé selon le cycle commande-livraison.

Projets

  • Créez un projet pour regrouper des tâches liées à un client ou une mission.
  • Ajoutez les tâches à faire, puis marquez-les comme terminées.
  • Ajoutez du temps passé si vous voulez suivre le temps facturable ou la charge de travail.
  • Utilisez les projets avec le CRM pour garder le contexte commercial et opérationnel ensemble.

10. Achats, fournisseurs et dépenses

Le cycle achat suit ce que l’entreprise doit payer : fournisseurs, factures d’achat, dépenses, justificatifs et statuts.

Fournisseurs

Créez vos fournisseurs comme vous créez vos clients. Plus la fiche fournisseur est complète, plus vos achats et rapports seront propres.

Factures d’achat

Créer l’achat

Choisissez le fournisseur, la date, l’échéance et les montants HT/TVA/TTC.

Joindre le justificatif

Ajoutez la facture fournisseur ou le document justificatif quand il existe.

Suivre le statut

Utilisez les statuts pour distinguer brouillon, validée, payée ou annulée.

Dépenses

  • Utilisez Dépenses pour les notes de frais, frais divers, justificatifs et remboursements.
  • Renseignez la catégorie, le montant, la TVA, le mode de paiement et le collaborateur si applicable.
  • Joignez une pièce pour faciliter le contrôle et l’export comptable.
  • Une dépense refacturable peut être transformée en brouillon de facture client si le workflow le prévoit.

11. Vue d’ensemble, rapports et exports

La Vue d’ensemble est la page KPI. Les Rapports sont la zone d’analyse et d’export. Ensemble, ces deux zones donnent une lecture claire de l’activité.

Vue d’ensemble

CA facturé

Montant facturé sur le mois courant.

Encaissé

Paiements enregistrés sur la période.

À recevoir

Solde restant dû sur les documents non soldés.

Retards

Montants échus qui n’ont pas encore été réglés.

Achats

Total achats et charges suivies dans l’application.

Notifications

Alertes internes à traiter ou consulter.

Rapports et exports

  • Export ventes CSV : journal des ventes exploitable hors application.
  • Export achats CSV : journal des achats et charges.
  • Package comptable ZIP : regroupement de documents et exports utiles pour votre comptable.
  • Rapports de synthèse : analyse ventes, achats, TVA, créances et périodes.

Avant d’envoyer un package comptable, vérifiez que vos documents importants ont les bons statuts, que les paiements sont saisis et que les justificatifs d’achat sont attachés.

12. Travail en équipe

Le module Équipe permet à un propriétaire de déléguer sans ouvrir toute la base de données. Chaque membre reçoit des permissions précises.

Créer une équipe

  1. Ouvrez Dashboard > carte Paramètres ou Organisation > Créer une équipe.
  2. Donnez un nom clair à l’équipe.
  3. Ajoutez les membres par email.
  4. Définissez leurs permissions : émetteurs autorisés, clients autorisés, création de documents, profil comptable.

Profil membre

Un membre travaille uniquement dans le périmètre autorisé. Il peut voir ses documents d’équipe, accéder aux modules opérationnels autorisés et créer des documents si la permission est active.

Profil comptable

Le profil comptable est pensé pour consulter et exporter, avec moins d’actions de modification. Il est utile pour donner accès aux rapports et documents sans donner le contrôle complet.

13. Administration

L’administration concerne surtout les rôles owner/admin. Elle sert à contrôler les accès et la configuration globale.

Carte admin Utilisation Actions principales
Demandes comptes Traiter les nouveaux comptes inscrits. Voir les comptes en attente, approuver, rejeter.
Utilisateurs Contrôler la base des utilisateurs. Filtrer par statut, consulter tous les comptes.
Modèles Gérer les modèles de documents proposés. Voir, créer, modifier ou supprimer un modèle.
Champs documents Configurer les champs personnalisés disponibles sur les documents. Ajouter ou modifier les champs affichés.
Champs produits Adapter les fiches produits aux besoins métier. Ajouter ou modifier les champs produits.

14. Parcours détaillés, conformité et recette

Cette partie complète le guide avec des scénarios concrets. Elle sert à comprendre non seulement où cliquer, mais aussi pourquoi chaque étape existe et quel résultat vérifier avant de continuer.

Parcours : je veux vendre

Préparer le client

Créez ou vérifiez la fiche client : nom, adresse, email, téléphone et identifiants fiscaux si c’est une entreprise.

Préparer les produits ou services

Vérifiez désignation, unité, prix HT, TVA, catégorie, stock suivi et date de péremption si le produit est concerné.

Créer le document

Commencez souvent par un devis ou une proforma, puis convertissez en facture lorsque le client confirme.

Partager et suivre

Utilisez le PDF, l’email ou le lien public. Après réponse ou paiement, mettez à jour le statut et consultez Vue d’ensemble.

Parcours : je veux acheter

Créer le fournisseur

Renseignez les coordonnées, les identifiants disponibles et les contacts utiles pour éviter les achats anonymes.

Saisir l’achat ou la dépense

Utilisez Factures d’achat pour un document fournisseur complet, ou Dépenses pour les frais et notes de frais.

Joindre le justificatif

Ajoutez PDF, image ou pièce justificative afin que le contrôle et le package comptable soient exploitables.

Contrôler le paiement

Suivez le statut : brouillon, validé, payé, remboursé ou annulé selon le module utilisé.

Parcours : je dois corriger

  • Si le document est encore brouillon, corrigez directement les informations avant émission.
  • Si une facture est déjà émise, évitez la modification libre : utilisez un avoir partiel ou total.
  • Si une marchandise revient réellement, traitez le retour physique séparément de l’avoir financier.
  • Si vous devez refaire une facture propre, dupliquez ou convertissez selon le cas, puis gardez le lien avec le document d’origine.
  • Si vous archivez, vous retirez de la vue active sans casser l’historique métier.

Contrôles Maroc, PDF et comptabilité

Devise principale en MAD lorsque l’activité est gérée au Maroc.
ICE, IF, RC, taxe professionnelle, CNSS et TVA renseignés selon ce qui concerne l’émetteur.
Logo lisible, coordonnées bancaires correctes et modèle PDF vérifié avant utilisation réelle.
Montants HT, TVA, TTC, remises, frais, retenues et échéances contrôlés avant émission.
Export CSV, PDF, XML UBL et package comptable testés avant envoi au comptable.
Sauvegarde, email et tâches planifiées vérifiés sur l’environnement de production.

Checklist de démarrage

  • Vérifier les rôles Administrateur principal, Administrateur, Utilisateur, Membre et Comptable avec leurs menus réels.
  • Créer un client, un fournisseur, un produit stocké avec péremption et un service sans stock.
  • Créer un devis, le partager, l’accepter, puis le convertir en facture.
  • Créer une commande, livrer partiellement, vérifier le bon de livraison et la réservation de stock.
  • Enregistrer acompte puis solde, puis vérifier les KPI et le montant restant dû.
  • Créer un avoir partiel, traiter un retour de marchandise et vérifier le mouvement de stock.
  • Créer une facture d’achat, une dépense avec justificatif et un export comptable.
  • Tester un inventaire pendant qu’un mouvement de stock existe pour vérifier les protections.

À communiquer clairement : si votre installation n’a pas de connecteur officiel activé, l’export XML UBL reste un fichier structuré et ne doit pas être présenté comme une transmission automatique validée auprès de la DGI. Faites toujours valider les obligations fiscales par votre comptable.

15. Routine quotidienne conseillée

Voici une méthode simple pour utiliser InvoFlex chaque jour sans se perdre.

Matin : Vue d’ensemble

Regardez les KPI, les retards, les notifications et les encaissements attendus.

Avant de facturer : vérifier client et produit

Assurez-vous que le client, l’émetteur et les produits sont corrects avant de créer le document.

Pendant la journée : traiter les opérations

Commandes, livraisons, projets, dépenses et achats doivent être saisis au fil de l’eau.

Fin de journée : suivi

Vérifiez les documents créés, les paiements reçus, les achats saisis et les actions CRM à terminer.

Fin de mois : rapports

Exportez les ventes, achats et package comptable après avoir vérifié les statuts et justificatifs.

Résumé ultra simple : Dashboard pour choisir une action, sidebar pour aller vite, Vue d’ensemble pour contrôler l’activité, Rapports pour exporter, Paramètres pour préparer correctement les documents.